¿Qué es la PLM? Explicación de la gestión del ciclo de vida de los productos

Conclusiones principales

• La gestión del ciclo de vida de los productos (PLM) permite establecer una conexión entre los equipos, los datos y los procesos a lo largo de todo el desarrollo del producto, desde el concepto inicial hasta su retirada.

• Las cinco fases de la PLM (concepción de la idea, diseño, producción, mantenimiento y fin del ciclo de vida) forman un proceso continuo y conectado en el que cada etapa se basa en la anterior.

• Un sistema de PLM centraliza la información del producto en una única fuente de información en lugar de distribuirla de manera dispersa entre los distintos equipos y herramientas.

• Las herramientas modernas de PLM no se limitan a brindar soporte al equipo de ingeniería, sino que también permiten a los equipos de producto, marketing y servicios colaborar dentro del mismo ecosistema.

Cada producto sigue una determinada ruta, que abarca desde la concepción inicial de la idea hasta el momento en el que el producto se retira del mercado. La mayor dificultad radica en que decenas de personas, equipos y decisiones van moldeando esa ruta, a menudo sin contar con un sistema compartido con el que mantenerlo todo conectado. 

La gestión del ciclo de vida de los productos (PLM) proporciona a las organizaciones un marco destinado a la gestión de todo el ciclo de vida de un producto. Aúna datos, procesos y personas para ayudar a los equipos a avanzar más rápido, mantener la coordinación y tomar mejores decisiones en cada etapa.

Este artículo explica qué es la PLM, su función en cada fase del ciclo de vida de los productos y la manera en que las herramientas como Jira respaldan las prácticas de gestión ágil de productos, desde el concepto hasta la retirada.

¿Qué es la gestión del ciclo de vida de los productos (PLM)?

La gestión del ciclo de vida de los productos (PLM) es un sistema que aúna la información, los procesos y las personas a lo largo de todas las etapas del proceso de desarrollo de los productos. Esta práctica a menudo permite reunir a equipos de desarrollo, marketing, servicios y partners para crear una estrategia de desarrollo de productos unificada de principio a fin.

Un sistema PLM eficaz digitaliza y organiza toda la información y actividades esenciales. Cada fase del proceso de desarrollo de productos fija una serie de metas, proporciona datos relevantes de gran valor y genera entregas clave para reforzar la ventaja competitiva del producto. 

La PLM también engloba la gestión de las interacciones con los clientes y proveedores que ayudan a definir el ciclo de vida general del producto.

De hecho, el software de PLM surgió por primera vez en la década de 1930 y, en 1957, la empresa de publicidad Booz Allen Hamilton desarrolló un ciclo de vida de cinco pasos por los que pasaba un producto desde su concepción hasta su desarrollo y, finalmente, hasta su retirada. 

Aunque esta práctica ha ido evolucionando con el tiempo, la premisa del sistema sigue siendo la misma: acelerar el desarrollo de los productos y conseguir una ventaja competitiva.

Las 5 fases clave de la gestión del ciclo de vida de los productos

La PLM es un proceso continuo y conectado en el que cada fase sirve de base para la siguiente. Hay que tener en cuenta las herramientas que utilizan los equipos en cada etapa, ya que determinan el flujo de la información entre las distintas fases y la rapidez con la que los equipos pueden tomar medidas al respecto. 

Así es como funciona cada fase:

Fase 1: Concepción de la idea

Cada producto comienza con un problema que vale la pena solucionar. Durante esta fase, los equipos recopilan ideas de una amplia gama de fuentes: comentarios de clientes, investigación de mercados, análisis sobre la competencia y lluvias de ideas internas.

El objetivo es recopilar, organizar y priorizar cada una de estas ideas para que las mejores oportunidades reciban prioridad. Sin un enfoque estructurado, las buenas ideas quedan ocultas en los backlogs o se pierden entre las notas de las reuniones, y las ideas menos sólidas avanzan simplemente porque son las que han hecho más ruido.

Jira Product Discovery ayuda a los equipos a gestionar este proceso con un espacio dedicado a la recopilación de datos relevantes, la evaluación de ideas según criterios estratégicos y la validación de suposiciones antes de asignar recursos. Permite conectar la estrategia del producto con la ejecución para que las decisiones se basen en evidencias reales, y no en el instinto.

Fase 2: Diseño y desarrollo

Una vez que se haya validado la idea, habrá que pasar a la fase de diseño y desarrollo del producto. En este punto, se definen los requisitos, se crean los prototipos y el producto comienza a tomar forma. 

Los equipos se encargan de perfeccionar el posicionamiento y la diferenciación del producto durante esta fase. Esto garantiza que el producto destaque en el mercado. Durante esta etapa, resulta fundamental gestionar los cambios y las aprobaciones.

Los requisitos del producto cambian, los diseños evolucionan y las partes interesadas dan su opinión. 

Debes supervisar y documentar todo esto de forma adecuada, por eso es tan importante que establezcas una conexión entre tus herramientas de gestión de productos y tu centro de conocimientos. Los sistemas de PLM garantizan que este proceso se desarrolle de forma ordenada para que no se pierda nada entre un traspaso y otro, así como para que cada cambio esté vinculado a su justificación.

Fase 3: Producción y lanzamiento

En la fase de producción y lanzamiento, la planificación se convierte en ejecución. Los equipos interdisciplinares coordinan su trabajo para asegurarse de que todo esté listo para la publicación. 

Las dependencias, los plazos y las entregas deben estar coordinados. Durante esta fase, muchos propietarios de productos trabajan desde las vistas de Tablero para hacer un seguimiento del nivel de preparación.

Esto les proporciona, tanto a ellos como al equipo en general, visibilidad en torno a lo que se ha completado, lo que está bloqueado y lo que aún necesita atención antes del lanzamiento. Los flujos de trabajo basados en sprints garantizan el avance de las tareas de publicación sin que el proyecto acumule cuellos de botella.

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Fase 4: Mantenimiento y optimización

Después del lanzamiento, el trabajo continúa. Los equipos se encargan de supervisar el rendimiento, recopilar comentarios de usuarios y corregir errores o la deuda técnica. 

En esta fase, lo primordial es introducir constantemente mejoras que aporten valor al producto y mantengan su competitividad. También es el momento en el que los equipos deciden a qué mejoras vale la pena asignar recursos de desarrollo y qué incidencias requieren atención inmediata.

En este punto, las decisiones se toman sobre la base de los datos de rendimiento y los comentarios. Del mismo modo, la visión clara del progreso que ofrece esta fase evita que los equipos hagan suposiciones.

La PLM conecta los datos relevantes obtenidos tras el lanzamiento con la hoja de ruta del producto para que los equipos puedan priorizar las actualizaciones sobre la base de patrones de uso reales en lugar de suposiciones. Esto permite que todo el mundo actúe en función de los datos rápidamente, lo que facilita el lanzamiento de actualizaciones en ciclos cortos y la reorganización de las prioridades según las necesidades reales de los usuarios.

Fase 5: Fin del ciclo de vida y retirada

Todos los productos alcanzan tarde o temprano el fin de su vida útil. Independientemente de si vas a eliminar una función o retirar un producto completo, esta fase requiere una planificación minuciosa.

 Los equipos tienen que gestionar la documentación, atender a los requisitos de cumplimiento normativo, comunicar los cambios a los clientes y garantizar transiciones fluidas a los productos o servicios por los que se van a reemplazar.

El uso de funciones de IA colaborativas, como Rovo, que está integrado en Jira Product Discovery, permite a los equipos comunicar estos cambios mediante resúmenes concisos y comprensibles para todo el mundo.

La PLM proporciona la estructura necesaria para retirar productos de manera responsable. Permite llevar un registro de las decisiones, cronogramas y comunicaciones con las partes interesadas para no dejar nada al azar. 

Si se enmarca en una estrategia de gestión de carteras más amplia, la planificación del fin del ciclo de vida también libera recursos que pueden destinarse a otras iniciativas de mayor prioridad.

¿Cuál es la función de un sistema de gestión del ciclo de vida de productos?

En esencia, un sistema de PLM ayuda a los equipos a gestionar los flujos de trabajo y la información sobre los productos en un sistema compartido. Para ello:

• Centraliza la información sobre los productos, como los requisitos, los archivos de diseño, los resultados de las pruebas, los datos de los proveedores y los comentarios de los clientes

• Da a los equipos acceso a la misma información actualizada en lugar de tener que depender de hojas de cálculo dispersas, hilos de correo electrónico y herramientas desconectadas

• Reduce la falta de comunicación y la necesidad de repetir tareas a causa de datos obsoletos o incoherentes

• Gestiona los flujos de trabajo que garantizan el avance del producto

• Automatiza las aprobaciones, supervisa los cambios, aplica puntos de verificación del cumplimiento normativo y asigna cada tarea a la persona adecuada

• Reduce la coordinación manual y disminuye el riesgo de cometer errores evitables

• Conecta las decisiones iniciales sobre el producto con la ejecución posterior para que los equipos puedan pasar del descubrimiento a la entrega con mayor fluidez

Con las herramientas de gestión de productos adecuadas, los equipos dedican menos tiempo a la búsqueda de actualizaciones y más a la creación del producto en sí.

Las ventajas de usar un sistema de PLM

Un sistema de gestión del ciclo de vida de productos reúne a equipos diversos en una plataforma común. Cuando los equipos colaboran, generan buenas ideas. 

Este sistema ha demostrado sus beneficios empresariales durante casi 100 años. Algunas de las ventajas más notables de la PLM son las siguientes:

Mejor colaboración

Gestionar un producto desde la idea hasta la producción requiere un esfuerzo continuo por parte de varios equipos de la empresa. Un gerente de productos utiliza software de PLM para mejorar la colaboración, lo que, a su vez, le permite eliminar los silos y coordinar a todo el mundo en torno a metas comunes. 

Facilita una comunicación eficaz y centrada en los equipos multidisciplinares.

Aumento de la eficiencia

Con una fuente de información centralizada, las actualizaciones resultan más fáciles de gestionar y difundir. Esto permite a los gerentes de proyectos coordinar varias planificaciones. 

Los equipos de diseño y desarrollo pueden entender los requisitos nuevos o cambiantes. El personal de producción y desarrollo se adapta a los cambios en la demanda. 

Cuando se trabaja en colaboración, las empresas son más eficientes, lo que reduce el tiempo de comercialización y añade flexibilidad.

Mejora de la calidad de los productos

Reducir el despilfarro mejora la calidad de los productos al permitir a los equipos dividir el trabajo complejo en mejoras iterativas y procesos repetibles. La PLM registra las medidas de control de calidad y las estadísticas de cada fase para que las empresas puedan realizar ajustes y correcciones rápidos.

Para emprender una buena gestión del ciclo de vida de un producto, se debe atender a cada una de las fases

La gestión del ciclo de vida de los productos evoluciona con rapidez gracias a la automatización y la mejora de su integración en los distintos equipos. Los traspasos manuales están dando paso a los flujos de trabajo automatizados, lo que permite optimizar el intercambio de información en cada fase. 

Las herramientas de IA como Rovo, el compañero de equipo con tecnología de IA de Atlassian, agilizan aún más este cambio al proporcionar contexto, sugerir los próximos pasos y automatizar tareas repetitivas en Jira.

En estos momentos, las plataformas de PLM modernas no se limitan a brindar soporte a los equipos de ingeniería, sino que también se lo ofrecen a los gerentes de productos, los expertos en marketing, así como a los equipos de soporte y operaciones para garantizar que todos tengan la visibilidad y el acceso que necesitan. El futuro de la PLM se orienta hacia un sistema conectado y colaborativo que permita a los equipos centrarse menos en los procesos y más en aportar valor.