Los equipos de Personio funcionan de forma asíncrona, alineada y automatizada en Atlassian

Personio abandonó la expansión descontrolada de aplicaciones por un ecosistema de Atlassian optimizado y organizado. Rovo gestiona las tareas repetitivas, Confluence hace que el conocimiento sea accesible, Jira mantiene el trabajo según lo previsto y las reuniones pasan a ser asíncronas con Loom.

Un ecosistema de herramientas caótico sin gobernanza central

Personio ya era usuario de Jira y Confluence desde hacía mucho tiempo. Pero su ecosistema general tenía poca gobernanza o estandarización, con equipos que elegían y pagaban por sus propias soluciones y licencias.

Los cambios de contexto y los traspasos engorrosos ralentizaban a los equipos, y la falta de supervisión de herramientas se traducía en costes de licencia inflados y problemas de seguridad.

Acercar el conocimiento a todo el mundo con Confluence

Personio eliminó gradualmente Notion y trasladó todos los equipos a Confluence. Ahora es su centro principal para noticias de la empresa, recursos y conocimientos, lo que ha reducido las preguntas de soporte repetitivas y ha impulsado el autoservicio.

• Un 60 % de aumento en el uso de la base de conocimientos de Confluence, impulsando el autoservicio: en el nuevo centro de conocimientos de Personio, una página especializada contiene las noticias y los recursos de cada equipo y departamento. Los análisis de Confluence destacan el contenido más buscado y más relevante.

• Pizarras asistidas por IA: Personio está usando la funcionalidad mejorada de pizarras de Confluence. A partir de un prompt de una oración, Rovo genera un diagrama completo o notas adhesivas para impulsar la colaboración y que los equipos puedan ponerse a trabajar más rápido.

• Gobernanza del conocimiento: todas las páginas de Confluence tienen un propietario activo y se mantienen actualizadas, lo que garantiza que Rovo siempre obtenga información precisa. Al tener este espacio centralizado, Personio puede asegurar que todas las personas tengan acceso a la tecnología que necesitan para llevar a cabo su trabajo.

Procesos de trabajo auditables y fiables con Rovo

Al proporcionar respuestas y agilizar el trabajo tedioso, Rovo ayuda a Personio a obtener más valor de Teamwork Collection, lo que favorece un mayor uso y adopción de Jira y Confluence.

• Agente de detección de errores duplicados: reduce el tiempo que desperdician los ingenieros al mostrar posibles errores duplicados y marcar falsos positivos en el momento en el que se crea un nuevo ticket. ¡Adiós a la investigación duplicada, hola a centrarse en defectos reales!

• Agente de devolución de equipos para la gestión de salida de los empleados: Rovo mejora la fiabilidad y la eficiencia de la gestión de salida de los empleados de TI al involucrar de manera proactiva a los empleados que se van, guiándolos a través del proceso de devolución de equipos. ¡Se acabó el seguimiento manual de los equipos de TI y del lugar de trabajo!

• Agente asesor de prioridad de tickets: evalúa los tickets de Jira según normas empresariales claras y recomienda un nivel de prioridad, aportando coherencia entre equipos y manteniendo las colas enfocadas en lo que importa.

Un cambio radical en las reuniones con Loom

Gracias a Loom, Personio adoptó un enfoque asíncrono, eliminó cientos de reuniones redundantes y optimizó la comunicación con sus clientes.

• Colaboración asíncrona: en lugar de reuniones síncronas, los empleados comparten grabaciones de Loom explicando lo que necesitan comunicar.

  • Los destinatarios pueden comentar el video, reaccionar con emoticonos o responder con otro Loom.

  • Junto con cada video, Loom genera un documento de resumen y mensajes complementarios que aportan contexto.

• Formación del cliente: a menudo, los videos de Loom pueden reemplazar las llamadas en directo con clientes, lo cual ahorra tiempo a todo el mundo.

  • Los empleados tardan menos de cinco minutos en editar un nuevo Loom para que esté pulido y listo para el cliente.

  • El uso de Loom en la formación permite a los equipos de asistencia al cliente guiar visualmente a los clientes a través del producto, en lugar de limitarse a dar instrucciones.